採用計画とは？立て方、中途・新卒の採用のコツを解説【テンプレートもご紹介！】
採用計画とは、「いつ」「どの部署に」「どんな人材を」「何人」採用するかをあらかじめ定める計画です。本記事では、採用計画の立て方を5つのステップで解説し、新卒・中途それぞれで押さえるべきコツやテンプレートもご紹介します。これから採用計画の策定に取り組む方は、ぜひ参考にしてください。
目次
採用計画とは？
採用計画とは、企業が採用活動を計画的に進めるために定める方針のことです。「いつまでに」「どの部署で」「どのような人材を」「何人」採用するかをあらかじめ明確にすることで、採用担当者は一貫した方針のもとで動きやすくなります。組織全体でも認識をそろえやすくなり、効率的な人材確保を進めるための土台となるでしょう。
適切な採用計画は、採用活動をスムーズに進めるだけではありません。ここでは、採用計画が必要な理由を4つの観点から紹介します。
自社の経営方針・事業計画を実現するため
経営方針をもとに採用計画を立てることで、各部署に合った人材を適切なタイミングで配属でき、事業の成長を後押しできます。企業の方針や価値観に共感した人材が揃うことで、社員全体が同じ方向性で行動でき、生産性の向上が見込めるためです。
また、企業理念に合った人材の採用は早期離職を防ぎ、定着率の向上にもつながります。長期にわたって活躍する社員を増やせるでしょう。
求める人材を採用しやすくするため
採用計画を立てることで、採用担当者と配属先の「求める人材像」に関する認識が一致し、入社後に活躍できる人材を見極めやすくなります。選考担当者ごとの評価のズレが減って選考基準のブレを防げるため、自社に合った人材を不採用にしてしまうような機会損失も抑えられます。
時間・コストを効率的に配分するため
採用計画で全体像を把握しておくことで、時間とコストを計画的に活用でき、無駄を抑えることが可能です。効果的な媒体・時期に費用を集中できるため、費用対効果の向上も期待できます。
採用活動の改善に役立てるため
採用計画を立てておくと、計画と実績のズレを振り返るきっかけが生まれ、次回以降の採用活動の質を高められます。施策ごとの効果を確認し、有効だった取り組みを次回に活かすことで、長期的な採用力の強化につながるのです。
採用計画を立てるうえで重要な7つのポイント
【目標】
- 採用目標：何人・どの部署に、目標母集団
- 求める人材像：スキル・経験・性格など
【方法】
- 採用手法：どの媒体やチャネルを使うか（求人媒体・人材サービス会社）
- 選考プロセス：書類選考から面接、内定まで（何次選考までか、どう選考するかなど）
- 予算：確保できる予算（何にいくらくらい割り振るか）
- 採用スケジュール：採用活動の時期・進行計画
【評価】
- 評価基準・項目：どんな観点で評価するか
採用計画を立てる際は、上記7つのポイントを軸に整理することで、「何を目標にするか」と「どのように動くか」が明確になります。人事部門だけでなく、配属先など採用に関わる社員全体でこの7点を共有することが大切です。
全員が共通認識を持って採用活動に臨めるため、選考プロセス全体をスムーズに進められるでしょう。
【5STEP】採用計画の立て方
採用計画を効果的に立てるには、一定の手順を踏んで進めることが重要です。ここでは、実践的な5つのステップを順に解説します。
1.採用の「目的と背景」の整理
まず「採用活動を何のために行うか」という目的と背景を整理することが出発点です。採用部門だけでなく、経営層や現場の責任者とも確認し、ニーズを正確に把握しておくことが欠かせません。
目的と背景を明確にして採用に関わる全員で共有することで、続くステップの内容を具体的に設定しやすくなります。
2.求める人材像・人数を明確化
自社の経営方針や課題に合った人材像を、できるだけ具体的に設定しましょう。経験・スキルといった業務能力面だけでなく、配属部署のメンバーとの相性など、多角的な視点から求める人物像を定めることが大切です。
「幹部候補の育成」が目的であれば、現在活躍している社員の共通点を分析し、そこから求める人物像を導き出す方法も有効です。
なお、採用人数の策定には、現場の業務量や従業員数をもとに必要人数を算出する「ボトムアップ方式」と、人件費や売上高をもとに採用人数を決める「トップダウン方式」があります。自社の状況に応じて使い分けてください。
【ボトムアップ方式】
必要人数 ＝ 総業務量 ÷（一人当たりの標準業務量 × 所定労働時間）
【トップダウン方式】
必要人数＝（目標売上高 × 適正人件費率） ÷ 1人当たり人件費
または、
必要人数＝（目標売上高 ×付加価値率 ×労働分配率） ÷ 1人当たり人件費
3.採用スケジュールを立てる
「いつまでに採用を終えるか」というゴールをまず定め、そこから逆算して具体的なスケジュールを組むことで計画が立てやすくなります。募集開始の日程や説明会の時期など、選考プロセスごとの日程を落とし込んでいきましょう。
中途採用の場合は、求職活動が活発になる1〜3月・8〜10月を意識してスケジュールを組むのも効果的な方法です。
【新卒採用のスケジュール例（4月入社の場合）】
| 2～3月 | 採用方針の決定、募集準備、説明会の企画 |
| 4月 | 広報開始、会社説明会、カジュアル面談、エントリー受付開始 |
| 5月 | 書類選考、適性検査、一次面接 |
| 6～8月 | 二次面接、最終面接 |
| 9月 | 内々定の通知、学生へのフォロー |
| 10月以降 | 内定式、入社前フォロー、必要書類の案内 |
【中途採用のスケジュール例（10月に採用を終える場合）】
| 2～3月 | 採用計画の策定、求める人物像の明確化、採用手法の決定 |
| 4月 | 求人掲載、応募受付開始、説明会やカジュアル面談の実施 |
| 5～8月 | 書類選考、一次・二次面接の実施 |
| 9～10月 | 最終面接、内定通知、入社時期の調整、採用完了 |
4.採用手法の検討
次に、採用候補者へアプローチするための媒体・チャネルを選定します。自社採用サイトや転職支援サイトへの求人掲載に加え、近年は人材紹介・リファラル採用・SNS活用なども活発化しています。
新卒採用は就職支援サイトや合同説明会を中心とした母集団形成が基本ですが、中途採用は人材紹介やスカウトが主流です。以下の代表的な手法のうち、自社や採用したい人材に合った手法を選ぶことが重要です。
| 採用手法 | 特徴 |
|---|---|
| 自社サイト | 採用コストを抑制できる |
| 求人広告 | 多くの人材にアプローチできる |
| 人材紹介サービス | 採用ステップごとの候補者のフォローが期待できる |
| リファラル採用 | 社員の紹介の場合、自社をよく知っている人材が候補になりやすい |
| SNS採用 | 双方向のコミュニケーションがとりやすい |
5.採用予算を決める
スケジュールと採用手法が決まったら、次に「どれくらいの費用をかけるか」を設定します。採用予算をあらかじめ定めることでコストの無駄を防ぎ、効率的な採用活動が可能です。
採用予算と実績を比較・検証することで、次年度以降の採用効率を改善するヒントも得られます。中長期的な採用力の向上を見据えて、予算設定の段階から計画的に取り組むことが大切です。
新卒採用と中途採用を成功させるコツ
採用活動では、新卒と中途でアプローチの仕方が大きく異なるため、それぞれの特性を踏まえた対応が求められます。ここでは、各採用形態で押さえておきたいコツを解説します。
新卒採用は「情報提供と接触頻度」がコツ！
社会人経験のない学生に自社を深く理解してもらうには、豊富な情報提供が必要です。人事担当からの情報だけでなく、配属先の社員との交流など「学生が体感できる情報」を積極的に提供することも求められます。
また、接触頻度を高めて信頼関係を築くことが、選考途中の離脱や内定辞退を防ぐために重要です。
【例】
- 採用サイトで、事業内容や仕事内容、1日の流れ、キャリアパスなどを具体的に紹介する
- 会社説明会で、人事だけでなく現場社員も登壇し、仕事のやりがいや職場の雰囲気を伝える
- インターンシップで、実際の業務に近い体験機会を設け、働くイメージを持ってもらう
中途採用は「メリットの提示と素早い選考」がコツ！
中途採用で選考を成功させるには、候補者へのメリット提示が鍵です。給与などの待遇だけでなく、配属部署で積める経験や事業の将来性なども、候補者にとって大きな魅力となります。
また、採用フローを短縮してレスポンスや次回選考までのスピードを速めることで、候補者が他社に流れるリスクを抑えられます。選考プロセス自体を減らせない場合も、進行スピードを意識するだけで内定辞退の防止につながるでしょう。
採用計画のテンプレート
採用計画のテンプレートを以下にまとめました。各項目を埋めることで、採用計画の全体像を整理できます。
| 項目 | 記載内容の目安 |
|---|---|
| 採用目標（採用人数） | ○名（部署名・職種を明記） |
| 求める人材像 | 必要スキル・経験年数・人柄・資格など |
| 採用形態 | 新卒 ／ 中途 ／ 派遣 など |
| 採用手法（チャネル） | 求人広告・人材紹介・スカウト・リファラルなど |
| 選考プロセス | 書類選考→一次面接→最終面接→内定 など |
| 採用スケジュール | ○月：募集開始、○月：選考開始、○月：採用決定 など |
| 採用予算 | 合計○○万円（媒体費○○万円、面接コスト○○万円 など） |
| 評価基準・評価項目 | ○○スキル、コミュニケーション力、価値観の一致度 など |
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採用計画の立案や運用に際して、よく寄せられる疑問をQ&A形式でまとめました。計画の活用方法や振り返りの観点など、実務に役立つ内容をご確認ください。
Q.採用計画を立てた後はどんなことに注意したらいいですか？
A.採用計画は一度立てたら終わりではなく、定期的な見直しが重要です。進捗状況を定期的にチェックし、計画との乖離が生じた場合は採用手法や予算配分を柔軟に修正することで、採用活動の精度を高められます。
Q.自社の採用規模が小さくても採用計画は必要ですか？
A.採用規模にかかわらず、採用計画は有効です。規模が小さいほど採用失敗のダメージが大きいため、採用目標や求める人材像をあらかじめ明確にしておくことで、限られたリソースを最大限に活用できます。
Q.採用計画の振り返りの際はどんな観点で行えばいいですか？
A.振り返りの際は、「採用人数の達成度」「各チャネルの応募・通過率」「内定辞退率」「採用コスト」などを中心に確認することが効果的です。計画と実績の差を分析することで、次回の採用計画における改善点が明確になります。
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採用計画は、採用活動の目標設定から手法・予算・スケジュール管理まで、採用全体を統合する土台です。新卒・中途それぞれの特性を踏まえた計画を立てることで、自社に合った人材を効率よく確保し、長期的な組織力の向上につなげられます。本記事のポイントをぜひ参考に、採用計画の策定に取り組んでみてください。
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